Verwerkersovereenkomst subverwerking
Bijlage 2 bij de Dienstverleningsovereenkomst partner
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen Digital Companions BV, Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen, ondernemingsnummer 0437.586.004, hierna DC, en de Verwerker, zoals geïdentificeerd in het ondertekende exemplaar. Dit is de referentieversie: de gegevens van de tegenpartij, de startdatum en het bestelformulier staan in dat exemplaar.
en Digital Companions BV, Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen, ondernemingsnummer 0437.586.004, hierna de Subverwerker of DC.
1 · Kader en rangorde
1.1 De Eindklant is verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van die Eindklant. De Subverwerker verwerkt die gegevens in opdracht van de Verwerker, uitsluitend om het platform te leveren.
1.2 Deze overeenkomst legt de verplichtingen op die de Verwerker krachtens artikel 28, lid 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming aan de Subverwerker moet opleggen, en die niet minder streng mogen zijn dan wat tussen de Eindklant en de Verwerker geldt.
1.3 Bij tegenstrijdigheid gaat deze overeenkomst voor op de Dienstverleningsovereenkomst Partner en op de Gebruiksvoorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
1.4 De Verwerker staat ervoor in dat elke Eindklant toestemming heeft gegeven voor de inschakeling van DC als subverwerker en dat DC bij naam in de verwerkersovereenkomst met die Eindklant vermeld staat.
2 · Voorwerp van de verwerking
2.1 Aard en doel. Het hosten en uitvoeren van het platform, het uitvoeren van de agents in de werkomgeving van de Eindklant, het bewaren van de kennisbank en de gegenereerde inhoud, en de ondersteuning daarvan.
2.2 Duur. Zolang de betrokken licentie is toegewezen, plus de bewaartermijn in artikel 9.
2.3 Categorieën betrokkenen. Medewerkers, contactpersonen, klanten en prospects van de Eindklant, en iedereen van wie de Eindklant of de Verwerker gegevens in de werkomgeving brengt.
2.4 Soorten gegevens. Identificatiegegevens en contactgegevens, functiegegevens, inhoud van berichten en documenten die in de werkomgeving worden opgeladen of gegenereerd, en gebruiks- en logginggegevens van het platform.
2.5 Bijzondere categorieën. Het platform is niet ontworpen voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 van de Verordening. Brengt een Eindklant die er toch in, dan meldt de Verwerker dat vooraf aan DC en beoordelen partijen samen of er bijkomende maatregelen nodig zijn.
3 · Instructies
3.1 DC verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerker, tenzij een verplichting uit het Unierecht of het recht van een lidstaat DC iets anders oplegt. In dat geval meldt DC dat vooraf, tenzij de wet die melding verbiedt.
3.2 De Dienstverleningsovereenkomst Partner, deze overeenkomst en het gebruik van het platform door de Verwerker gelden samen als de volledige instructie.
3.3 Meent DC dat een instructie in strijd is met de Verordening, dan meldt DC dat onmiddellijk aan de Verwerker.
3.4 DC gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, en niet om modellen van derden te trainen of te finetunen. Geaggregeerde en geanonimiseerde telemetrie zonder persoonsgegevens en zonder klantinhoud valt daar niet onder.
4 · Vertrouwelijkheid
4.1 DC zorgt ervoor dat de personen die toegang hebben tot de gegevens zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een wettelijke geheimhoudingsplicht gebonden zijn.
4.2 Toegang wordt verleend op basis van noodzaak, wordt gelogd, en wordt ingetrokken zodra ze niet meer nodig is.
5 · Beveiliging
5.1 DC neemt passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van artikel 32 van de Verordening, waaronder versleuteling in rust en tijdens overdracht, toegangsbeheer met authenticatie in meerdere stappen voor beheerders, logische scheiding van de werkomgevingen per Eindklant, logging van toegang en van agentacties, back-ups met herstelbeproeving, en een proces voor het beheren van kwetsbaarheden.
5.2 De werkomgeving van elke Eindklant is logisch afgescheiden van die van andere Eindklanten en van andere agencies.
5.3 DC evalueert die maatregelen minstens jaarlijks en houdt het beschermingsniveau in stand of verhoogt het.
6 · Verdere subverwerkers
6.1 De Verwerker geeft DC een algemene toestemming om zelf subverwerkers in te schakelen voor het leveren van het platform, waaronder hostingpartijen en aanbieders van taalmodellen.
6.2 DC houdt een actuele lijst van die partijen bij, met hun rol en hun vestigingsplaats, en stelt die ter beschikking op eerste verzoek en via digitalcompanions.eu.
6.3 DC meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens dertig dagen vooraf. De Verwerker kan binnen veertien dagen gemotiveerd bezwaar maken, ook namens een Eindklant. Komen partijen er niet uit, dan mag de Verwerker de betrokken licenties beëindigen zonder vergoeding voor de resterende looptijd.
6.4 DC legt aan elke verdere subverwerker verplichtingen op die niet minder streng zijn dan deze overeenkomst, en blijft tegenover de Verwerker volledig aansprakelijk voor hun handelen.
7 · Bijstand aan de Verwerker en aan de Eindklant
7.1 DC verleent bijstand bij verzoeken van betrokkenen op grond van hoofdstuk III van de Verordening: inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Waar het platform daarvoor functies aanbiedt, gebruikt de Verwerker die zelf.
7.2 Ontvangt DC rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan beantwoordt DC dat niet zelf en stuurt DC het binnen vijf werkdagen door naar de Verwerker.
7.3 DC verleent bijstand bij de verplichtingen uit de artikelen 32 tot 36 van de Verordening, waaronder een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit, en stelt daarvoor de beschikbare documentatie ter beschikking.
8 · Inbreuken
8.1 DC meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de Verwerker binnen vierentwintig uur nadat DC er kennis van kreeg.
8.2 Die melding bevat wat op dat ogenblik bekend is: de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen, en een contactpunt. Ontbrekende informatie volgt zodra ze bekend is.
8.3 De Verwerker meldt de inbreuk aan de betrokken Eindklanten. DC meldt niet zelf aan de Eindklant, tenzij artikel 12 van de Dienstverleningsovereenkomst Partner in werking is getreden of de Verwerker in gebreke blijft.
8.4 DC doet geen mededeling over een inbreuk aan de toezichthoudende autoriteit of aan betrokkenen namens de Eindklant, tenzij de wet DC daartoe verplicht.
9 · Teruggave en wissing
9.1 Eindigt de toewijzing van een licentie, dan kan de betrokken Eindklant tot dertig dagen na het einde een export van zijn gegevens vragen, in een gangbaar en machineleesbaar formaat.
9.2 Na die dertig dagen wist DC de persoonsgegevens en de bestaande kopieën, behalve wat DC wettelijk moet bewaren en de logging die de EU AI Act voorschrijft. Wat bewaard blijft, blijft onderworpen aan deze overeenkomst.
9.3 DC bevestigt de wissing schriftelijk op verzoek.
10 · Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
10.1 Het platform wordt in de Europese Unie gehost. Persoonsgegevens worden in beginsel niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.
10.2 Is een doorgifte toch nodig, dan gebeurt die uitsluitend op grond van een adequaatheidsbesluit of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met een voorafgaande beoordeling van de doorgifte, en na melding aan de Verwerker volgens artikel 6.3.
11 · Audit
11.1 DC stelt aan de Verwerker alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 van de Verordening aan te tonen.
11.2 De Verwerker kan één keer per jaar een audit laten uitvoeren, en daarnaast telkens na een inbreuk die de gegevens van zijn Eindklanten raakte. De audit wordt minstens dertig dagen vooraf aangekondigd, gebeurt tijdens de kantooruren, verstoort de dienstverlening niet en respecteert de vertrouwelijkheid van andere klanten van DC.
11.3 Beschikt DC over een geldig certificaat of een recent auditrapport van een onafhankelijke derde, dan volstaat dat als bewijs, tenzij de Verwerker gemotiveerd aantoont dat het zijn specifieke vraag niet beantwoordt.
11.4 De kosten van een audit draagt de Verwerker, tenzij de audit een tekortkoming van DC aan het licht brengt.
12 · Aansprakelijkheid
12.1 De aansprakelijkheidsregeling van artikel 11 van de Dienstverleningsovereenkomst Partner geldt, met dien verstande dat de beperking niet geldt voor de aansprakelijkheid die uit artikel 82 van de Verordening voortvloeit voor zover dwingend recht dat verbiedt.
13 · Duur en slotbepalingen
13.1 Deze overeenkomst loopt zolang de Dienstverleningsovereenkomst Partner loopt en zolang DC persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Verwerker.
13.2 Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de Nederlandstalige rechtbanken van Antwerpen, afdeling Mechelen.
Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de Dienstverleningsovereenkomst partner. Zie ook de Gebruiksvoorwaarden Digital Companions en de privacyverklaring. Vragen? hello@digitalcompanions.eu.
Digitale collega’s die het repetitieve werk overnemen. Groei zonder extra loonkost.
Digitale collega’s
© 2026 Digital Companions
