Marketing Suite Sales Suite Customer Success Suite Over ons Contact Demo aanvragen

Gebruiksvoorwaarden

Move To Happiness Hub BV, handelend onder de naam Digital Companions Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen · ondernemingsnummer 0437.586.004 · digitalcompanions.eu

1 · Waarover dit gaat

1.1 Deze gebruiksvoorwaarden gelden voor elk gebruik van het platform van Move To Happiness Hub BV, handelend onder de naam Digital Companions, hierna DC. Ze maken deel uit van elke overeenkomst tussen DC en de klant, en van elke overeenkomst waarbij een derde het platform aan een eindklant ter beschikking stelt.

1.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant een bestelformulier ondertekent, of wanneer hij online een abonnement afsluit en de eerste betaling uitvoert.

1.3 Naast deze gebruiksvoorwaarden geldt telkens één dienstverleningsovereenkomst. Daarin staan de trede, de seats, de prijs, de betaalperiode, de looptijd en de opzegregeling. Waar de dienstverleningsovereenkomst of het bestelformulier iets anders bepaalt over die punten, gaan die voor. Voor al het overige gaan deze voorwaarden voor.

1.4 De algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

1.5 Deze voorwaarden gelden tussen ondernemingen. Ze zijn niet bedoeld voor consumenten.

1.6 Het platform wordt langs drie wegen afgenomen. Bij self-service sluit de klant zelf online een abonnement af bij DC. Bij afname via een implementatiepartner sluit de klant zelf een abonnement af bij DC en koopt hij daarnaast diensten bij die partner, die hij apart factureert. Bij afname via een agency is het agency zelf de klant van DC, neemt het licenties af en wijst het die toe aan zijn eigen eindklanten, die het in eigen naam factureert. Voor elke weg geldt een eigen dienstverleningsovereenkomst.

2 · Wat de woorden betekenen

2.1 Platform: de omgeving van DC waarin de klant zijn eigen digitale collega’s inricht en gebruikt.

2.2 Agent: een digitale collega op het platform die een afgebakende taak uitvoert.

2.3 Workspace: een cluster van agents rond één domein, zoals Marketing, Sales, HR, Customer Success of Wellbeing.

2.4 Werkomgeving: het geheel van workspaces, kennisbank, gebruikers en gegevens van één klant of van één eindklant, afgescheiden van dat van anderen.

2.5 Trede: het capaciteitsniveau dat de klant afneemt. Elke trede heeft een gebruikscapaciteit per venster en een aantal inbegrepen seats.

2.6 Gebruiksmeter: de teller in het platform die toont hoeveel van de capaciteit van de lopende periode verbruikt is en wanneer ze herstelt.

2.7 Credits: de interne meeteenheid waarmee DC dat verbruik meet.

2.8 Seat: het recht van één benoemde persoon om in te loggen en te werken op het platform. Er zijn Gebruiker-seats en Beheerder-seats.

2.9 Bestelformulier: het document waarin trede, seats, workspaces, prijs, betaalperiode en startdatum staan.

2.10 Implementatiepartner: een door DC erkende partij die begeleiding, implementatie of andere diensten rond het platform levert aan de klant, in eigen naam en voor eigen rekening. De klant heeft in dat geval een eigen abonnement bij DC.

2.11 Agency: een door DC erkende partij die zelf licenties afneemt bij DC en die toewijst aan eindklanten die zij zelf contracteert en factureert. Het agency is in dat geval de klant van DC.

2.12 Eindklant: de onderneming waaraan een agency een licentie toewijst en die het platform effectief gebruikt.

2.13 Dienstverleningsovereenkomst: de commerciële overeenkomst die hoort bij de weg waarlangs het platform wordt afgenomen: Self-service, Reseller of Agency.

2.14 Periode: de maand of het jaar waarvoor betaald wordt, volgens de dienstverleningsovereenkomst.

3 · Het platform

3.1 DC gaat een middelenverbintenis aan. Het platform en de agents worden met zorg gebouwd en onderhouden, en DC belooft geen bepaald resultaat van wat de agents produceren.

3.2 DC mag het platform verder ontwikkelen en onderdelen wijzigen. Verwijdert DC een functie die de klant aantoonbaar gebruikt, dan meldt DC dat minstens dertig dagen vooraf.

3.3 De onboarding is gratis en self-service tot honderd medewerkers. Begeleide onboarding boven dat aantal en alle done-for-you dienstverlening worden apart geprijsd, en worden vaak geleverd door een implementatiepartner of een agency.

3.4 Het platform wordt in de Europese Unie gehost.

3.5 DC mag de toegang tijdelijk beperken wanneer dat nodig is voor onderhoud, veiligheid of de stabiliteit van de dienst voor andere klanten. Gepland onderhoud wordt vooraf gemeld.

4 · Gebruik en capaciteit

4.1 Elke trede geeft recht op een hoeveelheid werk op het platform. Die hoeveelheid staat in een gebruiksmeter met een venster dat periodiek herstelt. De klant ziet in het platform hoeveel van zijn venster verbruikt is en wanneer het herstelt.

Er zijn twee vensters die naast elkaar lopen: een kort venster dat na enkele uren herstelt, en een venster over een week. Elk venster is een deel van de capaciteit van de trede. Boven op beide geldt de maandelijkse capaciteit als bovengrens. De actuele lengte van de vensters en het aandeel per venster staan in het platform; DC kan ze aanpassen en deelt een wijziging mee volgens artikel 9.

4.2 Credits zijn de interne meeteenheid waarmee DC dat verbruik meet. Ze zijn geen tegoed dat de klant per maand koopt en dat per maand vervalt. DC drukt de capaciteit van een trede niet uit in een aantal credits per maand.

4.3 Bereikt de klant de grens van zijn venster, dan valt de dienst niet stil. DC verwittigt hem, het tempo of het volume kan tijdelijk begrensd worden, en de capaciteit herstelt bij de start van het volgende venster.

4.4 Wie meer capaciteit nodig heeft, gaat naar een hogere trede of koopt een creditpakket bij. Een creditpakket is een eenmalige aankoop via Stripe die na betaling in het platform op het account gezet wordt, bovenop de gewone capaciteit. Aangekochte credits blijven twaalf maanden na aankoop geldig en worden aangesproken in volgorde van aankoop, oudste eerst. Wat na twaalf maanden niet verbruikt is, vervalt. Credits die bij de trede horen rollen niet door naar een volgende periode.

4.5 Blijft het verbruik structureel ver boven de trede, dan mag DC voorstellen om naar een hogere trede te gaan. Weigert de klant, dan mag DC de capaciteit begrenzen tot die van zijn trede, na een waarschuwing van veertien dagen.

4.6 Een gebruiker zonder seat kan op de gratis laag tijdelijk afgeknepen worden wanneer dat nodig is om de dienst voor betalende klanten stabiel te houden.

4.7 Bij afname via een agency geldt de gebruiksmeter per toegewezen werkomgeving en niet over de portefeuille van het agency heen. Het agency ziet het verbruik per werkomgeving.

5 · Gegevens en privacy

5.1 Bij self-service en bij afname via een implementatiepartner is de klant verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij op het platform brengt, en is DC verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van deze voorwaarden en staat op digitalcompanions.eu/verwerkersovereenkomst.

5.2 DC gebruikt geen klantgegevens, klantcontent of gegevens van gebruikers om modellen van derden te trainen of te finetunen.

5.3 DC mag geaggregeerde en geanonimiseerde telemetrie gebruiken om het platform te verbeteren: welke agents aangeroepen worden, creditverbruik, latentie, foutpercentages en escalatiegraad. Daar zitten geen klantcontent en geen persoonsgegevens in.

5.4 Wil de klant dat zijn content wel gebruikt wordt voor modelverbetering, dan gebeurt dat alleen op basis van een uitdrukkelijke, schriftelijke en per geval gegeven toestemming.

5.5 DC meldt elk inbreukincident dat de gegevens van de klant raakt binnen vierentwintig uur nadat DC er kennis van kreeg.

De keten bij afname via een agency

5.6 Bij afname via een agency blijft de eindklant verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in zijn werkomgeving. Het agency is verwerker voor die eindklant en DC is subverwerker.

5.7 Het agency sluit met elke eindklant een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en waarin DC bij naam als subverwerker vermeld staat. DC stelt daarvoor een modeltekst ter beschikking. Zonder die overeenkomst mag het agency de werkomgeving niet in gebruik nemen.

5.8 Tussen DC en het agency geldt de Verwerkersovereenkomst subverwerking, die integraal deel uitmaakt van de Dienstverleningsovereenkomst Partner. Daarin staan de instructiebevoegdheid, de bijstandsplicht bij verzoeken van betrokkenen, de meldingsketen bij incidenten en de teruggave of wissing bij het einde.

5.9 DC informeert het agency minstens dertig dagen vooraf wanneer DC een nieuwe subverwerker inschakelt, zodat het agency zijn eindklanten kan inlichten en bezwaar kan maken.

6 · Intellectuele eigendom

6.1 Alle rechten op het platform, de onderliggende technologie, de door DC ontwikkelde agents, de systeemprompts, de dispatcher-regels en het merk komen uitsluitend toe aan DC. De klant krijgt een beperkte, herroepbare, niet-exclusieve en niet-sublicentieerbare gebruikslicentie voor de duur van de overeenkomst.

6.2 De inhoudslaag blijft van de klant, en bij afname via een agency van de eindklant: de kennisbank, de tone of voice, de merkregels, de doelgroepdefinities, de gegenereerde content en alle data. De rechthebbende geeft DC een wereldwijde, niet-exclusieve en royaltyvrije licentie op die inhoud, uitsluitend om de dienst te kunnen hosten, uitvoeren en ondersteunen.

6.3 Een agency verwerft geen rechten op de inhoudslaag van zijn eindklanten door het enkele feit dat het de werkomgeving beheert. Neemt het agency in zijn eigen voorwaarden een overdracht van rechten op, dan beperkt die zich tot wat het agency zelf creëert.

6.4 Verbeteringen aan agents, prompts of configuratie die voor elke klant werken, komen toe aan DC en gaan in het platform. Configuratie die specifiek is voor één klant of één eindklant, blijft van die partij.

6.5 Het platform mag niet gereverse-engineerd worden, niet in sublicentie gegeven worden buiten deze overeenkomst, en niet gebruikt worden om een concurrerend product te bouwen. Het recht om een licentie aan een eindklant toe te wijzen bestaat uitsluitend voor een partner met een agency-relatie, uitsluitend binnen de grenzen van bijlage B bij de Dienstverleningsovereenkomst Partner, en is een uitdrukkelijke afwijking van dit artikel.

7 · EU AI Act

7.1 DC is aanbieder van het AI-systeem in de zin van de EU AI Act. De aanbieders van de onderliggende modellen hebben hun eigen verplichtingen.

7.2 DC zorgt voor de conformiteitsdocumentatie, het risicobeheer en de logging, en stelt de instrumenten ter beschikking waarmee de gebruiksverantwoordelijke aan zijn verplichtingen kan voldoen.

7.3 De gebruiksverantwoordelijke zorgt voor passend menselijk toezicht en voor gebruik conform de instructies. Dat toezicht loopt via de seat: iemand met een seat keurt goed, wijzigt of verwerpt, en dat moment wordt gedocumenteerd.

7.4 Content die door een agent gegenereerd is, wordt als machinaal gegenereerd gemarkeerd zolang er geen menselijke goedkeuring is geweest.

7.5 Toepassingen in HR rond werving, selectie, evaluatie en taaktoewijzing kunnen als hoog risico kwalificeren. Daar is de goedkeuring door een seathouder een verplichte stap, en worden gebeurtenissen gelogd en minstens zes maanden bewaard.

7.6 Het platform wordt niet gebruikt voor de praktijken die artikel 5 van de EU AI Act verbiedt.

7.7 Laat een klant een derde in zijn werkomgeving werken, bijvoorbeeld een implementatiepartner via een seat op zijn eigen naamlijst, dan blijft die klant gebruiksverantwoordelijke. Die derde werkt onder het gezag en op instructie van de klant. De klant behoudt en oefent het recht uit om elke publicatie vooraf goed te keuren.

Wie is gebruiksverantwoordelijke, per route

7.8 Bij self-service en bij afname via een implementatiepartner is de klant gebruiksverantwoordelijke. Bij afname via een agency is het agency gebruiksverantwoordelijke voor elke werkomgeving die het zelf bedient, en de eindklant voor elke werkomgeving die de eindklant zelf bedient. Wie welke werkomgeving bedient, staat in het register van toegewezen licenties dat het agency bijhoudt.

7.9 Een agency, een implementatiepartner of een andere derde plaatst geen naam, handelsmerk, logo of andere merkkenmerken op het platform of op een AI-systeem dat deel uitmaakt van het platform. Deze bepaling is de contractuele afwijking bedoeld in artikel 25, lid 1, a van de EU AI Act. Een agency mag zijn eigen merk tonen in de schil rond de werkomgeving, op voorwaarde dat op elk scherm zichtbaar blijft dat het platform van Digital Companions is.

7.10 Een agency, een implementatiepartner of een andere derde wijzigt de beoogde toepassing van het systeem niet, en brengt er geen wezenlijke wijziging in aan. Wie dat toch doet, wordt zelf aanbieder in de zin van artikel 25, lid 1, b en c van de EU AI Act en draagt daar zelf de gevolgen van.

8 · Aansprakelijkheid

8.1 DC is niet aansprakelijk voor hardware, software of diensten van derden, noch voor de gevolgen van beslissingen die iemand neemt op basis van wat een agent produceert.

8.2 De totale aansprakelijkheid van DC is per contractjaar beperkt tot het bedrag dat de contractspartij in dat jaar aan DC betaald heeft. Bij afname via een agency is die contractspartij het agency, en heeft de eindklant geen rechtstreekse aanspraak op DC.

8.3 DC is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder winstderving, verlies van gegevens, verlies van cliënteel en reputatieschade.

8.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bij zware fout of bij lichamelijk letsel.

8.5 Een aanspraak wordt gemeld binnen drie maanden nadat de benadeelde kennis nam van het schadegeval, schriftelijk en gemotiveerd.

9 · Wijzigingen aan deze voorwaarden

9.1 DC mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minstens dertig dagen vooraf meegedeeld en gaan in bij de eerstvolgende verlenging.

9.2 Raakt een wijziging de klant wezenlijk in zijn nadeel, dan mag hij de overeenkomst beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder kosten.

9.3 Een agency geeft elke wijziging binnen zeven dagen door aan zijn eindklanten.

9.4 De geldende versie staat altijd op digitalcompanions.eu, met een versienummer en een datum.

10 · Overige afspraken

10.1 Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit.

10.2 Afwijken van deze voorwaarden kan alleen uitdrukkelijk en schriftelijk.

10.3 DC mag de naam en het logo van de klant vermelden als referentie, tenzij de klant zich daar schriftelijk tegen verzet.

10.4 Bij een wissel van controle over DC blijft de overeenkomst tegen dezelfde voorwaarden gelden voor de resterende looptijd en twaalf maanden daarna.

10.5 Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van de regels van internationaal privaatrecht.

10.6 Geschillen worden voorgelegd aan de Nederlandstalige rechtbanken van Antwerpen, afdeling Mechelen, onverminderd bepalingen van dwingend recht.

Digital Companions is een product van Move to Happiness. Move To Happiness Hub BV · Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen · ondernemingsnummer 0437.586.004 · digitalcompanions.eu

Bijlagen bij deze voorwaarden: de verwerkersovereenkomst, de verwerkersovereenkomst subverwerking en de AI Act-verklaring.

Deze gebruiksvoorwaarden gelden voor elk gebruik van het platform. Zie ook de verwerkersovereenkomst, de AI Act-verklaring en de privacyverklaring. Vragen? hello@digitalcompanions.eu.