Digital Companions BV Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen · ondernemingsnummer 0437.586.004

1 · Waarvoor dit geldt

1.1 Deze overeenkomst geldt wanneer de klant zijn abonnement rechtstreeks bij DC afsluit, online of met een bestelformulier, zonder tussenkomst van een implementatiepartner of een agency.

1.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant een bestelformulier ondertekent, of wanneer hij online een abonnement afsluit en de eerste betaling uitvoert.

2 · Wat de klant afneemt

2.1 Het platform zelf is gratis. De klant betaalt voor capaciteit en voor toegang: een trede met een creditbudget, en de seats van de mensen die erin werken.

2.2 De trede, de seats en de workspaces staan op het bestelformulier of in de online bestelling. De klant kan die op elk moment wijzigen volgens artikel 5.

3 · Prijs en betaling

3.1 Alle bedragen zijn exclusief btw. De geldende prijzen staan op het bestelformulier of, bij een online bestelling, op de prijspagina op het ogenblik van de bestelling.

3.2 Kiest de klant voor een jaarabonnement, dan krijgt hij 20% korting op de licentieprijs.

3.3 De klant kiest zelf zijn betaalmethode uit de methodes die op dat ogenblik in Stripe Billing beschikbaar zijn, waaronder domiciliëring via SEPA en kaart. Hij kan die keuze op elk moment wijzigen in zijn abonnementsinstellingen.

3.4 Alle abonnementen lopen via Stripe Billing. DC int het bedrag aan het begin van elke periode met de methode die de klant gekozen heeft. Betaling is onmiddellijk verschuldigd; er is geen uitgestelde betaaltermijn en er wordt niet op factuur gewerkt. De factuur wordt automatisch opgemaakt en is voor de klant beschikbaar in zijn abonnementsinstellingen.

3.5 Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege een verwijlintrest van 1% per begonnen maand verschuldigd, samen met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag met een minimum van 75 euro.

3.6 Blijft een factuur langer dan dertig dagen na een schriftelijke aanmaning onbetaald, dan mag DC de toegang tot het platform opschorten. De data van de klant blijven bewaard en worden niet gewist zolang de opschorting duurt.

3.7 De klant heeft tien werkdagen na ontvangst van een factuur om die schriftelijk en gemotiveerd te betwisten. Daarna wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.

Jaarlijkse indexatie

3.8 DC past de prijzen één keer per jaar aan volgens de formule P1 = P0 × (0,2 + 0,8 × I1 / I0), waarin P0 de geldende prijs is, P1 de nieuwe prijs, I0 de Agoria-referentie-index voor lonen van januari van het jaar waarin de overeenkomst startte of waarin de prijs voor het laatst werd aangepast, en I1 die index van januari van het jaar waarin de aanpassing gebeurt. Twintig procent van de prijs blijft dus vast en tachtig procent volgt de index.

3.9 De aangepaste prijs geldt vanaf de eerstvolgende verlenging en wordt minstens twee maanden vooraf meegedeeld.

4 · Looptijd, verlenging en opzeggen

Dit is het artikel dat we zo eenvoudig mogelijk wilden houden. Er is geen opzegtermijn.

4.1 De klant kiest bij de start tussen maandelijks en jaarlijks. Die keuze is tegelijk de betaalperiode en de looptijd.

4.2 Een maandabonnement loopt één maand en verlengt automatisch met één maand. Een jaarabonnement loopt twaalf maanden en verlengt automatisch met twaalf maanden.

4.3 Er is geen opzegtermijn. De klant zegt op wanneer hij wil, zelf in het platform, via de opzegfunctie in zijn abonnementsinstellingen. Het abonnement verlengt daarna niet meer.

4.4 Bij opzeg blijft het abonnement werken tot de laatste dag van de periode die de klant al betaald heeft. Zegt de klant een jaarabonnement op na twee maanden, dan blijft zijn omgeving de resterende tien maanden gewoon beschikbaar. Die periode is betaald en wordt niet terugbetaald.

4.5 De klant kan bij elke verlenging wisselen tussen maandelijks en jaarlijks. Hij laat dat weten voor de verlengingsdatum.

4.6 Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij een ernstige tekortkoming niet herstelt binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of staking van betaling.

4.7 Bij het einde van de overeenkomst vervalt de toegang tot het platform. De klant kan tot dertig dagen na het einde een export van zijn gegevens vragen. Daarna wist DC de gegevens, behalve wat DC wettelijk moet bewaren.

5 · Wijzigen tijdens de looptijd, en hoe we pro rata rekenen

5.1 Start het abonnement in de loop van een maand, dan rekent DC die eerste maand pro rata per kalenderdag aan, vanaf de startdatum.

5.2 Gaat de klant naar een hogere trede in de loop van een periode, dan geldt die hogere trede meteen. DC rekent het prijsverschil pro rata per kalenderdag aan voor de resterende dagen van de lopende periode. Bij een jaarabonnement gebeurt dat op de prijzen na de korting van 20%.

5.3 Gaat de klant naar een lagere trede, dan gaat dat in bij de eerstvolgende verlenging. De lopende periode wordt niet terugbetaald en niet verrekend.

5.4 Neemt de klant seats bij in de loop van een periode, dan rekent DC die pro rata per kalenderdag aan. Zet hij seats af, dan gaat dat in bij de eerstvolgende verlenging.

5.5 Verlengt het abonnement na een wijziging, dan gebeurt dat op de nieuwe trede en het nieuwe aantal seats.

5.6 Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, behalve wanneer DC de overeenkomst beëindigt om een reden die niet aan de klant te wijten is. In dat geval betaalt DC pro rata terug voor de niet-gebruikte dagen.

6 · Overstappen naar een andere route

6.1 Wil de klant later begeleiding van een implementatiepartner, dan verandert er niets aan dit abonnement. Hij geeft de partner toegang via een seat op zijn eigen naamlijst en sluit met die partner een aparte overeenkomst.

6.2 Wil de klant zijn licentie voortaan via een agency afnemen, dan zegt hij dit abonnement op volgens artikel 4 en neemt het agency een nieuwe licentie af. De werkomgeving en de inhoud kunnen worden overgezet; DC rekent daarvoor geen kosten aan.

Digital Companions BV · Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen · ondernemingsnummer 0437.586.004 · digitalcompanions.eu

Bijlagen: de Gebruiksvoorwaarden Digital Companions, de verwerkersovereenkomst en de AI Act-verklaring.

Dienstverleningsovereenkomst self-service