Algemene voorwaarden

Move To Happiness Hub BV, handelend onder de naam Digital Companions. Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen. Ondernemingsnummer 0437.586.004. digitalcompanions.eu

1 · Waarover dit gaat

1.1 Deze algemene voorwaarden gelden voor elk gebruik van het platform van Move To Happiness Hub BV, handelend onder de naam Digital Companions, hierna DC. Ze maken deel uit van elke overeenkomst tussen DC en de klant.

1.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant een bestelformulier ondertekent, of wanneer hij online een abonnement afsluit en de eerste betaling uitvoert.

1.3 Waar het bestelformulier iets anders bepaalt over prijs, trede, seats of looptijd, gaat het bestelformulier voor. Voor al het overige gaan deze voorwaarden voor.

1.4 De algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

1.5 Deze voorwaarden gelden tussen ondernemingen. Ze zijn niet bedoeld voor consumenten.

2 · Wat de woorden betekenen

2.1 Platform: de omgeving van DC waarin de klant zijn eigen digitale collega’s inricht en gebruikt.

2.2 Agent: een digitale collega op het platform die een afgebakende taak uitvoert.

2.3 Workspace: een cluster van agents rond één domein, zoals Marketing, Sales, HR, Customer Success of Wellbeing.

2.4 Trede: het capaciteitsniveau dat de klant afneemt. Elke trede heeft een creditbudget per maand en een aantal inbegrepen seats.

2.5 Credits: de werkvoorraad van de klant. Elke actie van een agent verbruikt credits.

2.6 Seat: het recht van één benoemde persoon om in te loggen en te werken op het platform. Er zijn Gebruiker-seats en Beheerder-seats.

2.7 Bestelformulier: het document waarin trede, seats, workspaces, prijs, betaalperiode en startdatum staan.

2.8 Implementatiepartner: een door DC erkende partij die begeleiding, implementatie of andere diensten rond het platform levert aan de klant, in eigen naam en voor eigen rekening.

2.9 Periode: de maand of het jaar waarvoor de klant betaalt, afhankelijk van zijn keuze in artikel 6.

3 · Wat de klant afneemt

3.1 Het platform zelf is gratis. De klant betaalt voor capaciteit en voor toegang: een trede met een creditbudget, en de seats van de mensen die erin werken.

3.2 De trede, de seats en de workspaces staan op het bestelformulier of in de online bestelling. De klant kan die op elk moment wijzigen volgens artikel 7.

3.3 DC gaat een middelenverbintenis aan. Het platform en de agents worden met zorg gebouwd en onderhouden, en DC belooft geen bepaald resultaat van wat de agents produceren.

3.4 DC mag het platform verder ontwikkelen en onderdelen wijzigen. Verwijdert DC een functie die de klant aantoonbaar gebruikt, dan meldt DC dat minstens dertig dagen vooraf.

3.5 De onboarding is gratis en self-service tot honderd medewerkers. Begeleide onboarding boven dat aantal en alle done-for-you dienstverlening worden apart geprijsd, en worden vaak geleverd door een implementatiepartner volgens artikel 4.

4 · Afname via een implementatiepartner

4.1 De klant kan het platform rechtstreeks bij DC afnemen of via een door DC erkende implementatiepartner.

4.2 De partner levert zijn begeleiding, implementatie en aanverwante diensten in eigen naam en voor eigen rekening, factureert die zelf en handelt niet als agent of vertegenwoordiger van DC. De klant heeft in dat geval twee overeenkomsten: één met DC voor het platform en één met de partner voor de diensten.

4.3 DC blijft contractpartij voor het platform en verantwoordelijk voor het platform. DC is niet aansprakelijk voor de diensten van de partner. De partner is niet aansprakelijk voor het platform.

4.4 Loopt de afname via een partner, dan staat de looptijd van het abonnement op het bestelformulier. Die looptijd wordt normaal gelijkgezet met de looptijd van de dienstenovereenkomst tussen de klant en die partner, zodat beide op dezelfde dag starten.

4.5 Het abonnement bij DC is een aparte overeenkomst en eindigt niet automatisch wanneer de dienstenovereenkomst met de partner eindigt. Wil de klant zijn abonnement beëindigen, dan zegt hij dat zelf op volgens artikel 6. Doet hij dat niet, dan blijft het abonnement lopen, blijft de werkomgeving beschikbaar en blijft de vergoeding verschuldigd.

4.6 De klant geeft de partner toegang tot zijn werkomgeving via een seat op zijn eigen naamlijst. Die seat hoort bij het abonnement van de klant en telt mee in zijn aantal seats; de partner heeft geen eigen abonnement bij DC voor die toegang. De klant kan die toegang op elk moment intrekken.

5 · Prijs en betaling

5.1 Alle bedragen zijn exclusief btw. De geldende prijzen staan op het bestelformulier of, bij een online bestelling, op de prijspagina op het ogenblik van de bestelling.

5.2 Kiest de klant voor een jaarabonnement, dan krijgt hij 20% korting op de licentieprijs.

5.3 De klant kiest zelf zijn betaalmethode uit de methodes die op dat ogenblik in Stripe Billing beschikbaar zijn, waaronder domiciliëring via SEPA en kaart. Hij kan die keuze op elk moment wijzigen in zijn abonnementsinstellingen.

5.4 Alle abonnementen lopen via Stripe Billing. DC int het bedrag aan het begin van elke periode met de methode die de klant gekozen heeft. Betaling is onmiddellijk verschuldigd; er is geen uitgestelde betaaltermijn en er wordt niet op factuur gewerkt. De factuur wordt automatisch opgemaakt en is voor de klant beschikbaar in zijn abonnementsinstellingen.

5.5 Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege een verwijlintrest van 1% per begonnen maand verschuldigd, samen met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag met een minimum van 75 euro.

5.6 Blijft een factuur langer dan dertig dagen na een schriftelijke aanmaning onbetaald, dan mag DC de toegang tot het platform opschorten. De data van de klant blijven bewaard en worden niet gewist zolang de opschorting duurt.

5.7 De klant heeft tien werkdagen na ontvangst van een factuur om die schriftelijk en gemotiveerd te betwisten. Daarna wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.

Jaarlijkse indexatie

5.8 DC past de prijzen één keer per jaar aan volgens de formule P1 = P0 × (0,2 + 0,8 × I1 / I0), waarin P0 de geldende prijs is, P1 de nieuwe prijs, I0 de Agoria-referentie-index voor lonen van januari van het jaar waarin de overeenkomst startte of waarin de prijs voor het laatst werd aangepast, en I1 die index van januari van het jaar waarin de aanpassing gebeurt. Twintig procent van de prijs blijft dus vast en tachtig procent volgt de index.

5.9 De aangepaste prijs geldt vanaf de eerstvolgende verlenging en wordt minstens twee maanden vooraf meegedeeld.

6 · Looptijd, verlenging en opzeggen

Er is geen opzegtermijn.

6.1 De klant kiest bij de start tussen maandelijks en jaarlijks. Die keuze is tegelijk de betaalperiode en de looptijd.

6.2 Een maandabonnement loopt één maand en verlengt automatisch met één maand. Een jaarabonnement loopt twaalf maanden en verlengt automatisch met twaalf maanden.

6.3 Er is geen opzegtermijn. De klant zegt op wanneer hij wil, zelf in het platform, via de opzegfunctie in zijn abonnementsinstellingen. Het abonnement verlengt daarna niet meer.

6.4 Bij opzeg blijft het abonnement werken tot de laatste dag van de periode die de klant al betaald heeft. Zegt de klant een jaarabonnement op na twee maanden, dan blijft zijn omgeving de resterende tien maanden beschikbaar. Die periode is betaald en wordt niet terugbetaald.

6.5 De klant kan bij elke verlenging wisselen tussen maandelijks en jaarlijks. Hij laat dat weten voor de verlengingsdatum.

6.6 Loopt het abonnement via een implementatiepartner, dan geldt artikel 4.4 en 4.5.

6.7 Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij een ernstige tekortkoming niet herstelt binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of staking van betaling.

6.8 Bij het einde van de overeenkomst vervalt de toegang tot het platform. De klant kan tot dertig dagen na het einde een export van zijn gegevens vragen. Daarna wist DC de gegevens, behalve wat DC wettelijk moet bewaren.

7 · Wijzigen tijdens de looptijd, en hoe we pro rata rekenen

7.1 Start het abonnement in de loop van een maand, dan rekent DC die eerste maand pro rata per kalenderdag aan, vanaf de startdatum.

7.2 Gaat de klant naar een hogere trede in de loop van een periode, dan geldt die hogere trede meteen. DC rekent het prijsverschil pro rata per kalenderdag aan voor de resterende dagen van de lopende periode. Bij een jaarabonnement gebeurt dat op de prijzen na de korting van 20%.

7.3 Gaat de klant naar een lagere trede, dan gaat dat in bij de eerstvolgende verlenging. De lopende periode wordt niet terugbetaald en niet verrekend.

7.4 Neemt de klant seats bij in de loop van een periode, dan rekent DC die pro rata per kalenderdag aan. Zet hij seats af, dan gaat dat in bij de eerstvolgende verlenging.

7.5 Verlengt het abonnement na een wijziging, dan gebeurt dat op de nieuwe trede en het nieuwe aantal seats.

7.6 Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, behalve wanneer DC de overeenkomst beëindigt om een reden die niet aan de klant te wijten is. In dat geval betaalt DC pro rata terug voor de niet-gebruikte dagen.

8 · Credits en verbruik

8.1 Elke trede bevat een creditbudget per maand. Bij een jaarabonnement wordt dat budget maandelijks toegekend en niet in één keer.

8.2 Verbruikt de klant meer dan zijn budget, dan blijft de dienst werken en verwittigt DC hem. De klant kan credits bijkopen tegen de geldende prijs of naar een hogere trede gaan.

8.3 Ongebruikte credits vervallen aan het einde van de maand en gaan niet over naar de volgende maand.

8.4 Blijft het verbruik structureel ver boven de trede, dan mag DC voorstellen om naar een hogere trede te gaan. Weigert de klant, dan mag DC de capaciteit begrenzen tot het budget van zijn trede, na een waarschuwing van veertien dagen.

8.5 Een gebruiker zonder seat kan op de gratis laag tijdelijk afgeknepen worden wanneer dat nodig is om de dienst voor betalende klanten stabiel te houden.

9 · Gegevens en privacy

9.1 De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij op het platform brengt. DC is verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van deze voorwaarden en staat op digitalcompanions.eu/verwerkersovereenkomst.

9.2 DC gebruikt geen klantgegevens, klantcontent of gegevens van gebruikers om modellen van derden te trainen of te finetunen.

9.3 DC mag geaggregeerde en geanonimiseerde telemetrie gebruiken om het platform te verbeteren: welke agents aangeroepen worden, creditverbruik, latentie, foutpercentages en escalatiegraad. Daar zitten geen klantcontent en geen persoonsgegevens in.

9.4 Wil de klant dat zijn content wel gebruikt wordt voor modelverbetering, dan gebeurt dat alleen op basis van een uitdrukkelijke, schriftelijke en per geval gegeven toestemming.

9.5 Het platform wordt in de Europese Unie gehost.

10 · Intellectuele eigendom

10.1 Alle rechten op het platform, de onderliggende technologie, de door DC ontwikkelde agents, de systeemprompts, de dispatcher-regels en het merk komen uitsluitend toe aan DC. De klant krijgt een beperkte, herroepbare, niet-exclusieve en niet-sublicentieerbare gebruikslicentie voor de duur van de overeenkomst.

10.2 De inhoudslaag van de klant blijft van de klant: zijn kennisbank, zijn tone of voice, zijn merkregels, zijn doelgroepdefinities, de gegenereerde content en al zijn data. De klant geeft DC een wereldwijde, niet-exclusieve en royaltyvrije licentie op die inhoud, uitsluitend om de dienst te kunnen hosten, uitvoeren en ondersteunen.

10.3 Verbeteringen aan agents, prompts of configuratie die voor elke klant werken, komen toe aan DC en gaan in het platform. Configuratie die specifiek is voor één klant, blijft van die klant.

10.4 De klant mag het platform niet reverse engineeren, niet in sublicentie geven buiten deze overeenkomst, en niet gebruiken om een concurrerend product te bouwen.

11.1 DC is aanbieder van het AI-systeem in de zin van de EU AI Act. De klant is gebruiksverantwoordelijke. De aanbieders van de onderliggende modellen hebben hun eigen verplichtingen.

11.2 DC zorgt voor de conformiteitsdocumentatie, het risicobeheer en de logging, en stelt de instrumenten ter beschikking waarmee de klant aan zijn verplichtingen kan voldoen.

11.3 De klant zorgt voor passend menselijk toezicht en voor gebruik conform de instructies. Dat toezicht loopt via de seat: iemand met een seat keurt goed, wijzigt of verwerpt, en dat moment wordt gedocumenteerd.

11.4 Content die door een agent gegenereerd is, wordt als machinaal gegenereerd gemarkeerd zolang er geen menselijke goedkeuring is geweest.

11.5 Toepassingen in HR rond werving, selectie, evaluatie en taaktoewijzing kunnen als hoog risico kwalificeren. Daar is de goedkeuring door een seathouder een verplichte stap, en worden gebeurtenissen gelogd en minstens zes maanden bewaard.

11.6 De klant gebruikt het platform niet voor de praktijken die artikel 5 van de EU AI Act verbiedt.

11.7 Laat de klant een derde in zijn werkomgeving werken, bijvoorbeeld een implementatiepartner via een seat op zijn eigen naamlijst, dan blijft de klant gebruiksverantwoordelijke. Die derde werkt onder het gezag en op instructie van de klant. De klant behoudt en oefent het recht uit om elke publicatie vooraf goed te keuren, en blijft verantwoordelijk voor het menselijk toezicht binnen zijn werkomgeving.

12 · Aansprakelijkheid

12.1 DC is niet aansprakelijk voor hardware, software of diensten van derden, noch voor de gevolgen van beslissingen die de klant neemt op basis van wat een agent produceert.

12.2 De totale aansprakelijkheid van DC is per contractjaar beperkt tot het bedrag dat de klant in dat jaar aan DC betaald heeft.

12.3 DC is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder winstderving, verlies van gegevens, verlies van cliënteel en reputatieschade.

12.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bij zware fout of bij lichamelijk letsel.

12.5 De klant meldt een aanspraak binnen drie maanden nadat hij kennis nam van het schadegeval, schriftelijk en gemotiveerd.

13 · Wijzigingen aan deze voorwaarden

13.1 DC mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minstens dertig dagen vooraf meegedeeld en gaan in bij de eerstvolgende verlenging.

13.2 Raakt een wijziging de klant wezenlijk in zijn nadeel, dan mag hij de overeenkomst beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder kosten.

13.3 De geldende versie staat altijd op digitalcompanions.eu, met een versienummer en een datum.

14 · Overige afspraken

14.1 Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit.

14.2 Afwijken van deze voorwaarden kan alleen uitdrukkelijk en schriftelijk.

14.3 DC mag de naam en het logo van de klant vermelden als referentie, tenzij de klant zich daar schriftelijk tegen verzet.

14.4 Bij een wissel van controle over DC blijft de overeenkomst tegen dezelfde voorwaarden gelden voor de resterende looptijd en twaalf maanden daarna.

14.5 Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van de regels van internationaal privaatrecht.

14.6 Geschillen worden voorgelegd aan de Nederlandstalige rechtbanken van Antwerpen, afdeling Mechelen, onverminderd bepalingen van dwingend recht.

Versie 1.1 · 1 september 2026. Digital Companions is een product van Move to Happiness. Move To Happiness Hub BV, Statieplein 1 bus 1.02, 2560 Nijlen, ondernemingsnummer 0437.586.004. Bijlagen bij deze voorwaarden: de verwerkersovereenkomst en de AI Act-verklaring. Vragen? hello@digitalcompanions.eu.